Przyjęty projekt nowelizacji Kodeksu pracy zapowiada istotną zmianę w sposobie rozumienia stażu pracy. Dotychczas kluczowe znaczenie miały przede wszystkim okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Tymczasem rynek pracy od lat funkcjonuje w sposób bardziej zróżnicowany. Wiele osób świadczy pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzi działalność gospodarczą lub współpracuje z przedsiębiorstwami w modelu B2B. Pomimo zdobywania doświadczenia zawodowego, okresy te nie zawsze mogły być dotychczas uwzględniane w stażu pracy w sposób dający realne uprawnienia pracownicze.
Projektowana reforma zmierza do uznania, że doświadczenie zawodowe może być nabywane w różnych formach, a pracownicy nie powinni być z tego powodu dyskryminowani. Ustawodawca odpowiada w ten sposób na zmieniające się realia rynku pracy, w którym tradycyjna umowa o pracę nie jest jedyną formą aktywności zawodowej.
Nowa definicja stażu pracy – najważniejsze założenia nowelizacji
Zgodnie z projektowaną nowelizacją Kodeksu pracy, do stażu pracy zaliczane będą nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, lecz również inne formy aktywności zawodowej. Nowe regulacje obejmują między innymi okresy wykonywania umów zlecenia, świadczenia usług, umów agencyjnych oraz okresy pozostawania osobą współpracującą (B2B). Do stażu wliczane będą także okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy z osobą prowadzącą taką działalność.
Projekt przewiduje również uwzględnienie okresu zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, okresu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych, a także udokumentowanego okresu wykonywania pracy zarobkowej za granicą innej niż zatrudnienie.
Staż pracy a uprawnienia pracownicze po zmianach
Zmiany dotyczą przede wszystkim tzw. stażu ogólnego, czyli łącznego okresu zatrudnienia pracownika u wszystkich dotychczasowych pracodawców. Długość tego stażu ma bezpośrednie znaczenie dla wielu uprawnień pracowniczych, w tym dla wymiaru urlopu wypoczynkowego, prawa do świadczeń socjalnych oraz innych świadczeń związanych z długością aktywności zawodowej, takich jak dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe.
Nowe zasady obejmą całkowity okres zatrudnienia, niezależnie od wymiaru czasu pracy. Szczególnie istotne jest to, że do stażu pracy będą zaliczane także okresy aktywności zawodowej sprzed wejścia w życie nowelizacji, bez ograniczeń czasowych. Oznacza to możliwość zaliczenia do stażu pracy także okresów wykonywanych wiele lat wcześniej.
W praktyce osoby, które wcześniej zdobywały doświadczenie zawodowe poza umową o pracę, a obecnie są zatrudnione na etacie, mogą uzyskać wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego lub szerszy zakres świadczeń socjalnych. Zmiany mogą również wpłynąć na wysokość dodatku stażowego, a tym samym na wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego, czyli tzw. trzynastki, wypłacanej pracownikom jednostek sektora finansów publicznych.
Nowe obowiązki i wyzwania po stronie pracodawców
Z perspektywy pracodawców rozszerzenie definicji stażu pracy będzie wiązało się z koniecznością odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Niezbędne stanie się opracowanie procedur umożliwiających weryfikację dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej oraz aktualizacja dokumentacji kadrowej w celu prawidłowego ustalenia indywidualnych uprawnień pracowników.
Pracodawcy powinni również uwzględnić fakt, że pracownicy uprawnieni do dodatku stażowego mogą od 2026 roku uzyskać jego wyższy wymiar, jeśli wykażą wcześniejsze okresy zatrudnienia zaliczane do stażu pracy na nowych zasadach. W konsekwencji nowe przepisy mogą oznaczać zwiększenie kosztów po stronie pracodawcy, co uzasadnia konieczność wcześniejszej analizy budżetu.
Jednocześnie należy podkreślić, że obowiązek udokumentowania dodatkowych okresów zatrudnienia spoczywa na pracowniku. Pracodawca dokonuje zaliczenia tych okresów wyłącznie na podstawie przedstawionych dokumentów i ma prawo odmówić ich uznania, jeżeli budzą uzasadnione wątpliwości. W przypadku sporu rozstrzygnięcie należy do właściwego sądu pracy.
Jak udokumentować dodatkowe okresy stażu pracy po nowelizacji
Zaświadczenia potwierdzające okresy stażu pracy wydawać będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W sytuacji, gdy wydanie takiego zaświadczenia przez ZUS nie będzie możliwe, pracownik będzie mógł wykazać staż pracy za pomocą innych dokumentów, takich jak umowy zlecenia, rachunki czy zaświadczenia wydane przez zagraniczne instytucje.
Wniosek o wydanie zaświadczenia będzie można składać za pośrednictwem PUE/eZUS. Pracownicy zatrudnieni na dzień 1 stycznia 2026 r. będą mieli 24 miesiące na zgłoszenie pracodawcy informacji o dodatkowych okresach wcześniejszego zatrudnienia.
Staż pracy po nowelizacji – co pozostanie bez zmian
Nowelizacja Kodeksu pracy nie zmienia zasad ustalania okresu wypowiedzenia, który nadal będzie zależny wyłącznie od stażu pracy u danego pracodawcy. Oznacza to, że wcześniejsze okresy prowadzenia działalności gospodarczej czy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych nie wpłyną na długość okresu wypowiedzenia u obecnego pracodawcy.
Jednocześnie, jeżeli pracownik był wcześniej zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie umowy zlecenia, a następnie zawarł z nim umowę o pracę, okres ten będzie wliczany do zakładowego stażu pracy. Bez zmian pozostają także zasady ustalania wysokości ustawowej odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę, odprawy pośmiertnej oraz zasady zaliczania okresu nauki do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.
Doliczenie nowych okresów stażu pracy nie wpłynie również na samo prawo do nabycia emerytury, które nadal zależne jest od osiągnięcia ustawowego wieku emerytalnego. Może natomiast wpłynąć na wysokość przyszłej emerytury w przypadku pracowników, u których dodatek stażowy stanowi podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
Od kiedy nowe zasady stażu pracy będą obowiązywać
Nowe przepisy dotyczące stażu pracy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. w odniesieniu do pracodawców z sektora finansów publicznych. Dla pracodawców spoza sektora publicznego zmiany wejdą w życie od 1 maja 2026 r.
RYBOXX DESIGN - Robert Ryba