Jak sprawdzić status VAT kontrahenta? Nowa funkcja na biznes.gov.pl od 27 listopada 2025 roku

Od 27 listopada 2025 roku przedsiębiorcy mogą weryfikować status podatnika VAT swoich kontrahentów bezpośrednio na portalu biznes.gov.pl. To zmiana wynikająca z nowelizacji ustawy o CEIDG i ustawy o VAT z 17 października 2025 r. (Dz.U. poz. 1541), która centralizuje dane o przedsiębiorcach oraz znacząco uproszcza proces sprawdzania kontrahentów. Nowa funkcjonalność, stworzona we współpracy Ministerstwa Rozwoju i Technologii z Ministerstwem Finansów, odpowiada na potrzeby biznesu, szczególnie zgłaszane w ramach inicjatywy SprawdzaMy. Po raz pierwszy kluczowe dane rejestrowe oraz informacja o statusie VAT są dostępne w jednym miejscu.

Dlaczego warto sprawdzić status VAT kontrahenta przed transakcją

Status czynnego podatnika VAT to podstawowy element oceny wiarygodności partnera handlowego. Potwierdza, że kontrahent został zarejestrowany w urzędzie skarbowym, nalicza VAT na fakturach i składa pliki JPK_VAT. Jeśli przedsiębiorca wykonuje sprzedaż zwolnioną, nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego do 200 tys. zł ani ze zwolnień branżowych, status VAT może mieć bezpośredni wpływ na prawidłowość rozliczeń.

Brak czynnego statusu VAT u wystawcy faktury powoduje, że nabywca może stracić prawo do odliczenia podatku naliczonego. Choć Trybunał Sprawiedliwości UE dopuszcza odliczenie, gdy transakcja jest realna i udokumentowana, organy podatkowe w Polsce stosują podejście bardziej restrykcyjne i oczekują od podatników dochowania należytej staranności. Ryzyko wzrasta, jeśli przedsiębiorca nie jest w stanie wykazać, że zweryfikował kontrahenta przed zawarciem transakcji.

Dodatkowo brak weryfikacji kontrahenta może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową, jeśli organ uzna, że podatnik wiedział lub powinien był wiedzieć o nieprawidłowościach.

Jak dotąd przedsiębiorcy weryfikowali status podatnika VAT

Przed 27 listopada 2025 r. kluczowym narzędziem pozostawała biała lista podatników VAT dostępna na podatki.gov.pl. Oferowała szczegółowe dane o statusie VAT, w tym informacje o podmiotach zarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych, a także wykaz rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego. System generował unikalny identyfikator zapytania z datą i godziną weryfikacji, co pozwalało wykazać dochowanie należytej staranności, zwłaszcza przy płatnościach powyżej 15 tys. zł brutto.

Biała lista nie dostarczała jednak danych rejestrowych z CEIDG ani z KRS. Przedsiębiorcy musieli więc korzystać z kilku różnych narzędzi, co wydłużało proces i zwiększało ryzyko błędu.

Jak sprawdzić status VAT kontrahenta na biznes.gov.pl krok po kroku

Nowa funkcjonalność biznes.gov.pl upraszcza proces weryfikacji i pozwala sprawdzić status VAT w tym samym miejscu, w którym przedsiębiorcy sprawdzają dane z CEIDG i KRS.

Aby sprawdzić kontrahenta:

• Najpierw należy wejść w wyszukiwarkę firm na www.biznes.gov.pl.
• Następnie wprowadzić numer NIP lub nazwę podmiotu.
• System wyszukuje dane rejestrowe i prezentuje pełny zestaw informacji: dane z CEIDG lub KRS, kody PKD, adresy działalności, informacje o koncesjach, licencjach i zezwoleniach. W tym samym wyniku widoczny jest aktualny status podatnika VAT.
• W razie potrzeby jednym kliknięciem można przejść do białej listy podatników VAT, aby zweryfikować numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego.

Dane o statusie VAT aktualizowane są raz dziennie, co potwierdził wiceminister rozwoju i technologii Michał Jaros podczas prac parlamentarnych. Portal jest prowadzony przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii i już wcześniej obsługiwał miliony użytkowników. W 2024 roku przedsiębiorcy zrealizowali na nim dwa miliony usług elektronicznych, generując średnio 15 milionów wizyt miesięcznie.

Co zmienia centralizacja danych w jednym miejscu

Połączenie danych rejestrowych z informacją o statusie VAT w jednym narzędziu ogranicza ryzyko błędów proceduralnych i wzmacnia bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Dotychczas przedsiębiorca musiał osobno weryfikować dane firmy, a następnie przechodzić do białej listy. Teraz podstawowa ocena kontrahenta odbywa się w jednym widoku, co znacznie skraca proces i redukuje ryzyko pominięcia istotnych informacji.

W kontekście kontroli podatkowych jest to zmiana o dużej wartości praktycznej, ponieważ przedsiębiorca może przechowywać w jednym zbiorze dokumentację potwierdzającą weryfikację kontrahenta: informację o danych rejestrowych oraz statusie VAT. Nadal musi jednak osobno pozyskać identyfikator zapytania z białej listy przy weryfikacji numeru rachunku bankowego.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców przy weryfikacji kontrahentów VAT

Praktyka pokazuje, że problemem nie jest brak narzędzi, ale sposób ich użycia. Błędy najczęściej dotyczą zbyt wczesnego lub zbyt późnego sprawdzenia kontrahenta oraz braku dowodu przeprowadzenia weryfikacji. Przedsiębiorcy polegają także na informacjach podawanych przez kontrahenta, zamiast weryfikować dane w oficjalnych rejestrach.

Nowa funkcjonalność z biznes.gov.pl ogranicza ryzyko pomyłek, jednak nie zwalnia z obowiązku dokumentowania czynności i zachowania ciągłości weryfikacji, szczególnie w przypadku transakcji o znacznej wartości.

Czy wynik wyszukiwania na biznes.gov.pl może być dowodem należytej staranności

Weryfikacja statusu VAT na biznes.gov.pl jest jednym z elementów procesu dochowania należytej staranności. Dzięki aktualizacji danych raz dziennie przedsiębiorca zyskuje wiarygodną informację o stanie kontrahenta na konkretny dzień. Należy jednak pamiętać, że dla celów dowodowych w przypadku rachunku bankowego konieczne jest uzyskanie identyfikatora zapytania z białej listy.

Dlaczego warto korzystać z nowej funkcji

Nowa funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahentów na biznes.gov.pl to znaczące uproszczenie procesów po stronie przedsiębiorców. Integracja danych z CEIDG, KRS i wykazu VAT w jednym miejscu zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, skraca czas potrzebny na weryfikację oraz ułatwia wykazanie należytej staranności podczas kontroli podatkowych.

Firmy powinny uwzględnić nowe narzędzie w swoich procedurach compliance i aktualizować wewnętrzne regulacje dotyczące weryfikacji kontrahentów. W praktyce może to ograniczyć ryzyka podatkowe, ułatwić audyty i uprościć procesy decyzyjne przy transakcjach o wyższym wolumenie.